Fallstudie: Mitarbeiterbewertung

Effiziente und transparente Mitarbeiterbewertung

Ausgangslage

Der Kunde hat über mehrere Jahre in eine Excel-Lösung investiert, anhand welcher abteilungsübergreifend die Mitarbeiter beurteilt werden. Da Mitarbeiter rotieren und die Vorgesetzten somit ständig ändern, gestaltet sich diese Lösung als als nicht optimal.

Die Mitarbeiter absolvieren während Ihrer Ausbildung verschiedene Module. Es existiert jedoch keine Übersicht welche Mitarbeiter bereits welche Module absolviert haben. Dazu kommen verschiedene Bewertungsmethoden, wie die klassische Benotung, Status (erfüllt / nicht erfüllt) und eine Bewertung innerhalb einer 5er Skala. Modulinhalte und Bewertungsmethoden können sich ändern, was den ganzen Prozess zusätzlich erschwert.

Ein weiteres Problem ist die Dokumentenverwaltung. Pro Mitarbeiter werden Dokumente dezentral gespeichert, was wiederum in einem immensen Suchaufwand resultiert.

Die Excel-Lösung weist mehrere Probleme auf; zum einen kann die Datei nicht von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden, zum anderen kann jeder Zugriffsberechtigte alle Beurteilungen einsehen, ohne Differenzierung des Verantwortlichkeit Bereiches.

Durch den Schreibschutz gehen immer wieder Daten verloren und die hohen Rechnungen des Dienstleisters für die Excel-Lösungen sind nicht tragbar.

Problemanalyse

Das System besitzt keine Stammdatenverwaltung, um zu eruieren, welcher Mitarbeiter welche Module absolvieren muss. Zudem ist es nicht einfach ersichtlich, wie der Inhalt dieser Module gestaltet ist und wie die Beurteilungsvorgaben sind.

Ein weiterer Punkt stellt die Erreichbarkeit der Applikation dar. Die Bewertungen sollen nicht nur im Büro erfolgen, sondern auch ausserhalb vom Büro erfolgen können. Dies gestaltet sich mit einer Excel-Applikation problematisch.

Die Dokumente der Mitarbeiter können lediglich durch die Rechtevergabe der IT so abgesichert werden, dass nur der aktuelle Vorgesetzte die Dokumente und Bewertungen einsehen kann. Dies führt zu einem grösseren Mehraufwand seitens der IT. So ist es unmöglich zu bewerkstelligen, dass der Mitarbeiter ohne grossen Aufwand, seine Bewertungen einsehen kann. All diese Aufwände würden das Problem mit dem Zugriffsschutz nicht beheben.

Lösung

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Um einen möglichst minimalen Stammdatenpflegeaufwand zu haben, wurde eine Schnittstelle zum internen SAP eingerichtet, bei welchem die Mitarbeiterdaten, inkl. aktueller Vorgesetzter, in die Applikation eingelesen werden. Das System im Hintergrund erstellt dann automatisch die Benutzerkonten und gewährleistet dass ein Vorgesetzer nur seine zugewiesenen Mitarbeiter bewerten kann. Falls die Mitarbeiterbewertung von anderen Personen noch gesehen werden können, dann kann der Vorgesetzte durch eine einfache Rechtevergabe in der Applikation erteilen. Ebenso kann er Beurteilungen deligieren.

Der Modulverantwortliche kann spezifizieren, welche Inhalte es pro Modul gibt. Ebenso kann er deren Inhalte definieren und verschiedene Bewertungsmethoden einsetzen. Zusätzlich kann er definieren was die Anforderungen sind das Modul bestehen und welche Module obligatorisch oder freiwillig sind

Der Vorgesetze sieht jeweils, wann welche Veränderung gemacht wurde an der Bewertung. Sobald die Bewertung erledigt ist, kann der Vorgesetzte die Beurteilung sperren lassen für Abänderungen.

Die Bewertung kann einfach als PDF heruntergeladen werden. Dieses PDF wird dabei automatisch archiviert. Sobald das Mitarbeitergespräch statt gefunden hat, dann wird dieser Status in der Applikation vermerkt und der Prozess ist als erledigt deklariert.

Der Vorgesetzte kann die Bewertung freigeben, so dass der Mitarbeiter seine Bewertung online einsehen kann. Hier sendet das System dem User automatisch die Zugangsdaten.

Es wurde ein Report erstellt, aus welchem auf einem Klick ersichtlich ist welcher Mitarbeiter noch welche Modulinhalte bestehen muss.

Dokumente über den Mitarbeiter können einfach archiviert werden durch direkte Linkung zur Bewertung. Diese können ebenso einfach runtergelanden werden.

Die Applikatioin wird durch uns gehostet, womit der Kunde mehr Zeit hat für sein Kerngeschäft.

Key Benefits

Durch den Einsatz von staircase konnten folgende Verbesserungen erreicht werden:

Minimaler Stammdatenaufwand (u. a. durch SAP Schnittstelle).
Sicherstellung das nur korrekter Vorgesetzter den Mitarbeiter bewerten kann
Hohe Transparenz pro Bewertung via Rückverfolgbarkeit
Sicherstellung das jeder Mitarbeiter seine Ausbildungen abschliesst

Eingesetzte staircase Standard-Funktionen

Durch folgende staircase Funktionen erreichten wir kurze Entwicklungszeiten:

Benutzerverwaltung über Rollen, User und Gruppen bis auf Datensatzebene
Workflow-Management
Daten-Import und -Export durch CSV & Excel
PDF-Erstellung
Automatischer Mailversand
Automatisches Einlesen von Daten
Interne API-Funktionen
Transparenz bei Änderungen innerhalb des Systems
Benutzerdefinierte Reportings
Eigenständig erstellbare tabellarische Übersichten
Responsives Design

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Links zu weiteren Fallstudien

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Es werden fortwährend neue Funktionen zu staircase hinzugefügt, da es laufend weiterentwickelt wird. Diese Updates stehen Ihnen zur freien Verfügung und können jederzeit installiert werden. Wir übernehmen die dauerhafte und zuverlässige Wartung Ihrer individuell zugeschnittenen Softwarelösung. Dies garantiert Ihnen ein höchstes Mass an Stabilität, Sicherheit sowie Schutz Ihrer Investitionen.

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