Fallstudie: effizientes Pakethandling

Problemanalyse

Der manuelle Aufwand verhält sich proportional zur Anzahl Versandstücke. Der Mehraufwand, welcher beim Paketdienstleister anfällt, wird verrechnet. Dies führt somit zu Mehrkosten. Der interne Aufwand gestaltet sich sehr zeitintensiv, da die Labels jeweils manuell generiert werden. Alternativ wird ein Mini-Label vom Paketdienstleister verwendet, welches jedoch manuell mit der Sendung verknüpft wird. Zusätzlich benötigt es oft einen Lieferschein, da die vorhandenen Adressetiketten nur teilweise vollständig oder lesbar sind.
Ein weiterer Bestandteil der Mehrkosten sind die nicht konsolidierten Pakete, da pro Konsolidierung bezahlt wird und nicht pro Paket.
Eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der einzelnen Pakete, über die gesamte Supply Chain, ist sehr zeitintensiv.
Die internen Systeme werden nicht mit den Zustelldaten beliefert oder Zustellbestätigungen fehlen gänzlich. Tracking auf Sendungsebene wird somit unmöglich. Dies aus dem Grund, dass das Track & Trace System, welches auf Sendungsebene fungiert, nicht auf der Paketebene funktioniert und somit nicht feststellen kann, ob alle Pakete zugestellt wurden.
Paketdienstleister können keine Ablieferbelege für einzelne Sendungen erstellen bzw. die Verknüpfung zur Versender Auftragsnummer ist nicht gegeben. Es besteht keine Schnittstelle für die Rückmeldung der Unterschriften und Namen, um einen Ablieferbeleg zu generieren.
Retouren, bei welchen die Adresse fehlerhaft sind, führen zu dreifachen Zustellungskosten.

Lösung

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Die Versender liefern die Sendungsdaten (IDOC, CSV, Flat-Datei oder XML) elektronisch, darin sind unter anderen der Empfänger und der Barcode enthalten. Diese werden automatisch in die Applikation eingelesen. Durch die staircase Scanner-Applikation kann das Paket eingescannt und somit automatisch das richtige Label für die Sendung ausgedruckt werden. Dies erfolgt über eine direkte Webservice-Anfrage an den Paketdienstleister (Schnittstellen zur Post, DPD und UPS). Das System schlägt automatisch die Konsolidierung vor, ausserdem wird gewährleistet, dass unverzollte Ware nicht versendet werden kann. Somit werden Zollbussen vermieden.

Die internen Systeme werden automatisch über den Zustellstatus informiert und aktualisiert. Bei dieser Aktualisierung wird auch überprüft, ob alle Pakete von einer Sendung zugestellt wurden. Das Track & Trace System ist somit jederzeit up to date. Problemfälle werden vom System automatisch erkannt und an die verantwortliche Abteilung weitergeleitet.

Basierend auf den Daten vom Paketdienstleister, Name des Unterschriftengebers, einem Bild der Unterschrift und der Ablieferzeit wird ein internen Ablieferbeleg erstellt. Dieser wird automatisch archiviert und an den Versender weitergeleitet.

Key Benefits

Durch den Einsatz von staircase konnten folgende Verbesserungen erreicht werden:

Reduzierung von manuellen Tätigkeiten durch Prozessautomatisierung um 80%
Minimierung der Anfragen von Versendern betreffend ihrem Paketstatus. Dieser Status ist nun im Track & Trace System verfügbar
Durch die Minimierung des Aufwandes für die Paketdienstleister konnte ebenfalls die verrechneten Kosten um 25% verringert werden
Die Vollständigkeit der internen Systeme ist zu jeder Zeit gewährleistet
Die Qualität der Vollständigkeit der Zustellungen wurde verbessert, da nun der Status der Pakete jederzeit ersichtlich ist und getrackt werden kann
Neue Setups können nun zentral an einer Stelle erfasst und durch Parametrisierung können Kundenwünsche einfach erfüllt werden