Fallstudie: Effiziente Mitarbeiterplanung für SPITEX Organisationen

Ausgangslage

Die Mitarbeitereinteilung für die Betreuung der Patienten wird über eine Excel-Datei geplant. Jeden Freitag wird ein Einsatzplan für die kommende Woche erstellt und dem Mitarbeiter übergeben. Da die Patienten bis zu einer Stunde auseinander wohnen, wird eine manuelle Routenberechnung durchgeführt. Eine nachträgliche Planänderung wird telefonisch mit dem jeweiligen Mitarbeiter besprochen. Die Anpassungen werden von Hand auf dem ausgedruckten Plan vorgenommen. Ein neuer Ausdruck des Planes kommt, aufgrund der Umständlichkeit der erneuten Verteilung, nicht in Frage.

Problemanalyse

Bei der Planung gibt es keine Übersicht welche Mitarbeiter noch nicht verplant sind. Dies führt zu Doppelbelegungen und zeitraubender, komplizierter Planung.
Für die Routenplanung wird die Distanz von Patient A zu B manuell berechnet.
Mitarbeiter können nicht automatisch informiert werden, sollte es eine Planänderung geben. Dies führt zu mehreren Stunden zusätzlichen Aufwands pro Woche.
Der Arbeitsrapport wird von Hand geführt und in Papierform eingereicht.

Lösung

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Die Planung kann nun bequem via Drag & Drop erfolgen. Das System bietet eine optimale Unterstützung indem es anzeigt, welche Mitarbeiter bereits verplant wurden und welche noch freie Kapazitäten besitzen.
Zwischen zwei Terminen (oder Adressen) wird eine automatische Routenberechnung durchgeführt. Dadurch sieht der Benutzer, wie lange die Reisedauer beträgt und kann darauf basierend seine Planung anpassen.
Anstatt den Mitarbeiterplan nun immer auszudrucken, ist dieser per Handy abrufbar und Änderungen können direkt vorgenommen werden.
Bei Änderungen am Arbeitsplan erfolgt eine automatische Information an den jeweiligen Mitarbeiter. Dieser wird aufgefordert, die Änderung zu bestätigen.
Dem Patienten kann ein Wochenplan ausgehändigt werden, indem er sieht, welcher Mitarbeiter wann vorbeikommt.
Der Stundenrapport wird nun direkt in der Applikation erfasst und ersetzt somit die von Hand ausgefüllten Rapporte.

Key Benefits

Durch den Einsatz von staircase konnten folgende Verbesserungen erreicht werden:

Durch die einfache Planung wurde die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit erhöht
Transparenz bei Änderungen im Arbeitsplan
Nachfolgetermine werden durch Systemunterstützung optimiert
Die Dateneingabe erfolgt nun vom Büro und über das Handy

Eingesetzte staircase Standard-Funktionen

Durch folgende staircase Funktionen erreichten wir kurze Entwicklungszeiten:

Benutzerverwaltung über Rollen, User und Gruppen bis auf Datensatzebene
Workflow-Management
Daten-Import und -Export durch CSV & Excel
PDF-Erstellung
Automatischer Mailversand
Automatisches Einlesen und Versand von Daten
Automatische Übertragung von Daten (EDI)
Interne API-Funktionen
Webservice Benützung mit ein- und ausgehenden Übertragungen via (S)FTP
Transparent bei Änderungen im System
Selbstständig erstellbare Reportings
Tabellarische Übersichten
Responsives Design

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