Konsolidierung und Handling von ERP-Aufträgen
Ausgangslage
Der Kunde erhält mehrere Aufträge für den Versand von Produkten. Sendungen, welche für den gleichen Endempfänger bestimmt sind, sollen im Vorfeld konsolidiert werden. Im 2. Schritt ist die Verzollung der konsolidierten Sendungen abzuwickeln. Dabei ist sicherzustellen, dass alle prozessrelevanten Dokumente (Lieferschein, Rechnung, etc.) vorhanden sind. Die Verzollungsdaten sind an den Spediteur zu übergeben. Gleichzeitig erwartet der Auftraggeber, alle im Prozess anfallenden Dokumente, in seinem ERP-System. Die genannten Prozessschritte werden manuell mit grossem Zeitaufwand ausgeführt.
Problemanalyse
Die Aufträge müssen nach verschiedenen Kriterien konsolidiert werden, was zu einer gewissen Komplexität führt. Dazu soll die Möglichkeit bestehen neue Konsolidierungslogiken einfach einzufügen. Diese Konsolidierungslogiken sollen sich zudem nicht nur pro Spediteur, sondern auch pro Endempfänger unterscheiden können. Obwohl die Adressen leicht voneinander abweichen, kann es immer noch derselbe Endempfänger sein. Dies führt zu einer Herausforderung, um die richtige Konsolidierungslogik auszuarbeiten.
Zusätzlich sind gewisse Informationen innerhalb des Prozesses noch unbekannt, z.B. ist das Bruttogewicht erst nach dem Verpacken der Ware bekannt. Gewisse, vom Kunden geforderte Dokumente, können erst innerhalb des Prozesses final erstellt werden. Ein typisches Beispiel ist der fehlende Lagerbestand, was wiederum dazu führt, dass die Verzollungsrechnung angepasst werden muss.
Nicht alle Dokumente, welche während dem Prozess anfallen, sind verfügbar. Teilweise werden Dokumente von einer Drittstelle bezogen, wie z. B. der Zollstelle.
Lösung
Die Daten für den Auftrag werden via EDI übermittelt und automatisch vom System eingelesen. Ein Adressmanager mit definierbaren Logiken sorgt dafür, dass keine doppelten Adressen erstellt werden. Pro Endempfängeradresse wird eine Hauptadresse erstellt, welche mit unterschiedlichen Logiken ausgestattet werden können. Diese Hauptadresse wird dann für die Konsolidierung verwendet. Sollte eine unbekannte Adresse erkannt werden, wird diese automatisch erstellt sowie ein Warnhinweis für doppelte Adressen an den User verschickt. Der User hat die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Adressdaten neu angelegt oder zu einer bestehenden hinzugefügt werden sollen.
Die Prozesskette durchläuft mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Die Aufträge werden automatisch vom System den entsprechenden Usern zugeordnet. Die Prozessschritten werden vom System jeweils mit dem aktuellen Status versehen, somit besteht eine klare Übersicht, Doppelspurigkeiten werden vermieden, und die Verantwortlichkeiten sind klar definiert.
Da verschiedene Systeme an der Abarbeitung des Auftrags beteiligt sind (Lagerverwaltung, ERP, Verzollungsapplikation), werden diese Systeme automatisch über EDI orchestriert.
Dokumente, welche während des Prozesses erstellt oder geändert wurden, können an eine vordefinierte E-Mail-Adresse versendet werden. Dies hat den Vorteil eines direkten Feedbacks für den Absender, welcher somit stets informiert ist, ob die Daten verarbeitet werden konnten oder nicht. Dies ist z. B. nützlich, da der Absender eine Fehlermeldung bei einem falschen Dateinamen oder einem falschen Betreff erhält.
Vom Zoll benötigte Dokumente, wie elektronische Veranlagungsverfügungen (EVV), werden jeweils in der Nacht automatisch vom Zoll abgefragt und archiviert.
Key Benefits
Durch den Einsatz von staircase konnten folgende Verbesserungen erreicht werden:
- Einsparung von drei Mitarbeiter durch den hohen Grad an Automatisierung
- Deutlich höhere Benutzerzufriedenheit durch einfaches Handling der komplexen Geschäftsprozesse
- Hohe Endkundenzufriedenheit durch die Erfüllung aller technischen und businessrelevanten Wünsche
- Schnelle und effiziente Reaktionszeit durch die automatisierte Überwachung der Prozesse und Benachrichtigungen
Eingesetzte staircase Standard-Funktionen
Durch folgende staircase Funktionen erreichten wir kurze Entwicklungszeiten:
- Benutzerverwaltung über Rollen, User und Gruppen bis auf Datensatzebene
- Workflow-Managment
- Daten-Import und -Export via CSV & Excel
- Ausdruck direkt auf Netzwerk-Drucker über einen Server
- PDF-Erstellung
- Automatischer Versand von Mails
- Automatische Einlesen von Daten
- Automatische Übertragung von Daten (EDI)
- Webservice Benutzung
- Interne API-Funktionen
- Transparenz bei Änderungen innerhalb des Systems
- Benutzerdefinierte Reports, welche selbständig erstellt werden können
- Tabellarische Übersichten
- Responsives Design
Links zu weiteren Fallstudien
- Transparentes Mitarbeiterbewertungstool
- Automatisierung Dokumentenhandling
- Effizientes Pakethandling
- Effiziente Mitarbeiterplanung für Spitex Organisationen
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