Fallstudie: Automatisierung Dokumentenhandling

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei gleichzeitiger Aufwandsreduzierung

Ausgangslage

Der Kunde besitzt mehrere Systeme, welche auftragsbezogene Dokumente (Aufträge, Bestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Steuerdokumente), an unterschiedlichen Orten (Laufwerk, interne Systeme) ablegt. Dies kann sich pro Abteilung und Geschäftsfiliale unterscheiden. Wenn der Kunde auftragsbezogene Dokumente benötigt, muss der Mitarbeiter alle Systeme nach einem einzelnen Auftrag durchsuchen. Erschwerend dazu existiert keine Übersicht ob alle Dokumente elektronisch archiviert sind, bzw. ob sie überhaupt vorhanden sind.

Ein Problem stellen die diversen Fälle dar, in welchem die Dokumente rausgesucht und per E-Mail versendet werden müssen. Auch ist keine Transparenz gegeben über welche Dokumente bereits an den Endkunden gesendet wurden. Ein automatisierter Dokumentenversand existiert nicht, dies wird jeweils manuell und sehr zeitintensiv ausgeführt.

Dieser Kunde wünscht nun eine Individualsoftware, in welcher alle Dokumente gespeichert und automatisiert versendet werden können. Dies soll über ein Setup geschehen, bei welchen definiert wird, welche Dokumente gesammelt werden müssen und auf welchem Wege der Empfänger seine Dokumente erhält. Diese Wege umfassen E-Mail oder die automatische Übertragung per Webservice / sFTP).

Es soll jederzeit ersichtlich sein, welche Dokumente bereits gesammelt und versendet worden sind. Zusätzlich wünscht sich der Kunde ein Monitoring, um proaktiv über abweichende oder fehlende Inhalte informiert zu sein, sollten Dokumente fehlen. Auf die zahlreichen Dokumente möchte der Kunde einen direkten und unkomplizierten Zugriff erhalten.

Problemanalyse

Es gibt unterschiedliche Systeme für die Verwaltung der verschiedenen Dokumente. Jedoch existiert kein Zentrales System mit einer direkten Schnittstelle, um diese abzurufen. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank der Systeme ist gemäss Security Policies nicht erlaubt.

Einige Systeme verfügen über keine Schnittstellenverbindung. Die Daten sind jedoch auf einer internen Webseite verfügbar. Auch sind die Dokumente teilweise unter verschiedenen Referenzen abgespeichert, was eine automatisierte Zuordnung erschwert.

Es werden täglich mehrere Dokumente im 2-stelligen Gigabyte-Bereich gespeichert. Deshalb muss darauf geachtet werden, dass die Individualsoftware den Speicher nicht überfüllt und das System langfristig wartbar ist.

Lösung

Auf Bild klicken um es zu vergrössern

Sämtliche per EDI erhaltene Dokumente, werden zusätzlich an die Individualsoftware übergeben. Es wird ausserdem auf bereits vorhandene Metadaten zurückgegriffen, welche auch an die Individualsoftware übergeben werden, um jeweils eindeutig einen Bezug von Dokument zu Auftrag herstellen zu können. Pro Abteilung, Filiale und Empfänger kann jeweils ein Profil erstellt werden, welches definiert welche Dokumententypen gesammelt werden müssen. Für diese Profildokumenttypen muss eine Aktion definiert werden, wie z.B. ob die Dokumente gesammelt, überwacht oder versendet werden sollen.

Es kann definiert werden, welche Dokumente den Versand an den Empfänger auslösen. Die Metadaten werden bei Erhalt der Dokumente von der Individualsoftware überprüft. Sollten diese nicht vorhanden sein, wird der Prozess pausiert, um eine korrekte Verarbeitung gewährleisten zu können. Sollte kein Profil für diese Dokumente vorhanden sein, werden diese direkt gelöscht. Existiert ein Profil, werden die Dokumente in einer Zip Datei komprimiert und gespeichert. Dies um Speicherplatz zu sparen.

Zudem kann definiert werden, wie der Versand der Dokumente erfolgen soll. Z. B. auf Auftragsebene, Wochenbasis, Monatsbasis oder in Bezug auf eine Sammelrechnung. Sollte der Versand der Dokumente via E-Mail erfolgen, kann pro Kunde der Dateiname und der Betreff via einen einfachen Konfigurator selbst erstellt werden. Genauso ist für den (S)FTP-Versand, der Dateiname frei definierbar. Die Dokumente können als komprimierte Zip Datei versendet werden. In der Auftragsübersicht ist direkt erkennbar, ob Dokumente zum Versand zur Verfügung stehe und welche bereits verschickt wurden.

Key Benefits

Durch den Einsatz von staircase konnten folgende Verbesserungen erreicht werden:

Die Wettbewerbsfähigkeit wurde ausgebaut. Dies liegt an neuen Services für den Empfänger, mit welchen die Kundenwünsche besser bedient werden können, wie auch die Abschaffung der manuellen Suche von Dokumenten für Abklärungen
Durch die neuen Übersichten wurde die Qualität der Vollständigkeit gesteigert da nun jederzeit ersichtlich ist, welche Dokumente noch beschafft werden müssen
Der administrative Aufwand wurde reduziert, da die Setups nun zentral an einer Stelle erfasst werden können
Der Speicherplatz wird optimal genutzt

Eingesetzte staircase Standard-Funktionen

Durch folgende staircase Funktionen erreichten wir die kurze Entwicklungszeit von 2 Monaten:

Benutzerverwaltung über Rollen, User und Gruppen bis auf Datensatzebene
Workflow-Managment
Daten-Import und -Export via CSV & Excel
Ausdruck direkt auf Netzwerk-Drucker über einen Server
PDF-Erstellung
Automatischer Versand von Mails
Automatische Einlesen von Daten
Automatische Übertragung von Daten (EDI)
Webservice Benutzung
Interne API-Funktionen
Transparenz bei Änderungen innerhalb des Systems
Benutzerdefinierte Reports, welche selbständig erstellt werden können
Tabellarische Übersichten
Responsives Design

alle Standard-Funktionen zeigen

Links zu weiteren Fallstudien

Links zu Anwendungsmöglichkeiten

Seite teilen

Beratung & Support

+41 (0)43 545 46 72
info@dits.ch

Schnell in Zielmarkt - innert Wochen möglich

Branchenüblich entfallen 90% des Aufwandes auf Fleissarbeiten (programmieren und testen). Mit unser Eigenentwicklung staircase entfallen diese Fleissarbeiten, wir fokussieren uns direkt auf Ihre Anforderungen in Sachen Funktion, Prozesse und Design. Die Zeitersparnis geben wir an Sie weiter, wir sind nicht nur schneller, es kommt auch günstiger und kurze Time2Market!

Nach dem Projektstart schon erste sichtbare Resultate

Für viele stellt das Formulieren der Anforderungen an eine Software ein Problem dar. Deshalb starten wir direkt nach der Vergabe des Auftrags und einer kurzen Analyse mit der Entwicklung der Software. Dies bedeutet für Sie, dass sie in einem frühen Stadium bereits sehen können wie das Endergebnis wirkt. Denn was ist einfacher als ein einem Beispiel zu erklären was Sie sich wünschen?

Softwareentwicklung & Support in der Schweiz

Wir sind mobil! Wir können direkt bei Ihnen im Büro supporten und entwickeln, da unser Team aus Leuten besteht die Anforderungen aufnehmen UND entwickeln können. Durch den direkten Kontakt entfällt lästiges Schreiben von E-Mails und die Entwicklungszeit wird weiter verkürzt. In dieser Zeit sind wir nur für Sie da und können uns nur auf Sie und Ihre Anliegen konzentrieren.

Bewährte Basis Software

In vielerlei KMUs und auch in Grosskonzernen ist staircase bereits erfolgreich im Einsatz. Profitieren Sie von dem Vorteil auf ein vielseitig erprobtes und ausgewachsenes System zuzugreifen, ohne sich mit Kinderkrankheiten herumschlagen zu müssen. Nahezu alles was in einer normalen Applikation vorhanden sein muss, ist bereits in unseren Modulen vorhanden.

Zuverlässige Updates

Es werden fortwährend neue Funktionen zu staircase hinzugefügt, da es laufend weiterentwickelt wird. Diese Updates stehen Ihnen zur freien Verfügung und können jederzeit installiert werden. Wir übernehmen die dauerhafte und zuverlässige Wartung Ihrer individuell zugeschnittenen Softwarelösung. Dies garantiert Ihnen ein höchstes Mass an Stabilität, Sicherheit sowie Schutz Ihrer Investitionen.

Sorgenfreier Betrieb

Da unsere Software eine reine Web-Applikation ist, ergibt sich für Sie ein weiterer Vorteil: Wir übernehmen das Hosting Ihrer Software direkt auf unseren Servern - Software as a Service. Sie sparen somit nicht nur wichtige Ressourcen für die Installation, Wartung und den Betrieb, sondern wir kümmern uns komplett um die ganze Technik und Sie können beruhigt und sorgenfrei Ihren Tätigkeiten nachgehen.